Wandelen en werken op de beat van collega’s
Wandelen en werken op de beat van collega’s

Hoe hou je je organisatie op koers in woelige coronatijden? Hoe zorg je ervoor dat je teamleden vanuit hun kot toch een echt team blijven? En is een beetje paniek toch toegestaan? Els en Jan vertellen hoe zij hun eerste jaar aan het roer van Mobiel 21 hebben beleefd.

Annus hor­ri­bilis, of waren er toch meer licht­pun­t­jes dan verwacht? 

Els: Dat het zo’n raar jaar zou wor­den, had­den we in de ver­ste verte nooit zien aankomen. Als hor­ri­bel heb ik het niet ervaren, maar dat er leukere jaren zijn om te begin­nen als man­ag­er, dat denk ik wel. Vooral het weg­vallen van zoveel zek­er­he­den aan het begin van de cri­sis was lastig. Maar ik ga het hier al meteen op tafel gooien: gelukkig hebben we een straf team. Dat de collega’s er met z’n allen de moed in hebben gehouden is vooral hun ver­di­en­ste. Ik zag dat de vibe goed bleef, dan ben je toch al min­der ongerust. En natu­urlijk moesten we zak­en aan­pakken met veel tri­al & error, hebben we gezocht en niet gevon­den. En ja er is geza­agd en gevloekt, af en toe wat moed ver­loren, maar we zijn nooit bij de pakken bli­jven zit­ten. En daar heeft de veerkracht van ons team een grote rol in. 

Wat heeft geholpen om niet in paniek te schi­eten?

Els: Met twee zijn. Wat een luxe om te kun­nen over­leggen, ven­til­eren en tak­en verde­len met iemand die dezelfde kijk op de zak­en heeft en voor dezelfde uitdagin­gen staat. Ik denk dat Jan en ik, zek­er in het begin toen heel wat zek­er­he­den wegvie­len, om de beurt wel een stresske hebben gehad. We hebben direct beslist om heel kort op de bal te spe­len. Elke ocht­end was er over­leg. Veel meer dus dan vroeger. Dat bood hou­vast maar tegelijk­er­ti­jd waren we ook nog nooit zo goed op de hoogte van wat er leefde in de organ­isatie. Voor ons was het ook belan­grijk om ons team niet te besmet­ten met onze stress of onzek­er­heid. We zijn rustig gebleven, aan de buitenkant dan toch, en we hebben voor zek­er­heid en con­tin­uïteit kun­nen zor­gen voor het team. 

Jan: Els en ik waren van in het begin het coro­naloket’. Iedereen kon met zijn vra­gen maar ook per­soon­lijke ver­halen en strubbelin­gen bij ons terecht. Els is daar wat beter in en heeft ook heel wat per­soon­lijke tele­foon­t­jes gedaan met collega’s. We willen als man­agers alti­jd dicht bij ons team staan, da’s gewoon onze sti­jl en die werkt goed. Maar in coro­nati­j­den kri­jg je daar natu­urlijk ook wel wat negatieve energie bij. Als je die alleen moet absorberen, dan hou je het niet vol. Maar met twee was het wel te doen. 

Els: En onze part­ners thuis hebben ook afgezien. Die hebben sowieso nog een lekker din­er tegoed (lacht). Zo’n cri­sis neem je onver­mi­jdelijk ook mee naar huis. Maar door er thuis over te prat­en hebben we ingezien dat we eigen­lijk nog zo slecht niet bezig waren. Van onze part­ners hoor­den we dat er in andere onderne­min­gen soms heel rigide werd gereageerd op de onzek­er­heid die coro­na veroorza­ak­te. En dat had vak­er een averechts effect waar­door die organ­isaties, slechter of te traag com­mu­niceer­den en dus meer moeite had­den de juiste werk­wi­jze te vin­den om vooruit te geraken. 

We zijn gelukkig ook een kleine organ­isatie zon­der logge, hiërar­chis­che struc­turen. Daar­door kun­nen we ook snel beslissin­gen nemen. Boven­di­en hebben we de vri­jheid om nieuwe din­gen uit te testen. Als iets niet blijkt te werken, kun­nen we snel schake­len zon­der dat we daar­voor het fiat nodig hebben van een hoger bestuur. 

Hoe hebben jul­lie de Mobiel 21-vibe mee goed gehouden?

Jan: Je rol als baas’ is in de eerste plaatst onder­s­te­unen. Een kad­er schep­pen waarbin­nen je team en je organ­isatie kan bli­jven func­tioneren. En dan is de tech­nolo­gie van van­daag, met cloud­servers, video calls, chat­groepen en sociale media natu­urlijk een cadeau. Die hielpen om de afs­tand tussen de collega’s toch wat te verkleinen.
En even­goed bedenkt het team zelf een manier om elka­ar te boost­en. Zo is de What­sapp-groep Mobiel21Boost ontstaan. Een plaats waar iedereen plezante, grap­pige, serieuze, inter­es­sante en aller­lei andere nieuwt­jes kan delen met de collega’s. Als man­ag­er is die chat­groep voor mij ook een graad­me­ter geweest voor de moraal van het team. Welke bericht­en kri­j­gen meer of net min­der reac­ties? Dat hou je in de gat­en zodat je eens sneller con­tact zoekt met een col­le­ga die er miss­chien wat door zit. 

Els: Vroeger was er iedere maand een alge­meen teamover­leg waar we pro­jecten en plan­nen besprak­en. In coro­nati­j­den hebben we daar een weke­lijkse dig­i­tale apero van gemaakt. Zo zag en hoorde iedereen elka­ar en was er tijd om naast pro­ject­nieuws te delen ook gewoon een babbelt­je te slaan over zak­en die niets met het werk te mak­en had­den. Toen we in de tweede lock­down merk­ten dat deze vorm van over­leg te veel sleur werd hebben we er een volledig niet-werkgere­la­teerde CoVideo-babbel van gemaakt. Iedereen die goest­ing had om over koet­jes en kalf­jes te prat­en, net zoals aan het koffiemasjien eigen­lijk, kon dat. En als je daar geen goest­ing in hebt, ook goed, maar iedereen weet dat er op maandag een hal­fu­urt­je vrij is om de collega’s te zien en te horen. En daar hoef je als baas ook niet alti­jd bij te zijn. Miss­chien zijn we dit bin­nen een paar maan­den ook weer beu. Maar da’s oké, we vin­den wel iets anders dan. We willen niet dat zo’n momenten ver­plichte num­mert­jes wor­den waar nie­mand iets aan heeft. 

Jan: Je kan natu­urlijk alti­jd wel zaad­jes planten en tips geven waar­door collega’s elka­ar, ook fysiek, bin­nen de gren­zen van de coronaregels, meer kun­nen zien. Als dat dan werkt is dat alti­jd fijn om te zien. Een mooi voor­beeld was de virtuele ker­st­drink. Je zag bv. dat de Brus­se­laars’ met z’n drieën buiten had­den afge­spro­ken, dat andere collega’s bij elka­ar op ter­ras iets kwa­men drinken, en op kan­toor had­den we de beam­er geïn­stalleerd om alles heel groot op de muur te pro­jecteren. Zo zie je toch dat zo’n team samen­klit en naar manieren zoekt die werken om con­tact te houden. 

Wat was jul­lie groot­ste stress?

Jan & Els: Hoe houden we dit team bij elka­ar én gemo­tiveerd. Als iedereen op zijn eigen thui­sei­land­je werkt zijn er veel min­der inter­ac­tie en con­nec­tie die op kan­toor anders vanzelf komen. Natu­urlijk maak je je in het begin ook zor­gen over de finan­ciële kant van de zak­en. Maar al snel bleek dat ver­haal mee te vallen voor Mobiel 21. We kenden niet al te veel, tegensla­gen, ver­schuivin­gen of uit­gestelde pro­jecten, er kwa­men er zelfs nieuwe bij. En we zijn gelukkig nooit moeten terug­vallen op tech­nis­che werkloosheid. 

Els: In het begin was er inder­daad de vraag: gaan we iedereen aan het werk kun­nen houden? We zagen veel andere organ­isaties in onze omgev­ing naar tech­nis­che werk­loosheid gaan, maar dat wilden we niet, ook al waren de omstandighe­den moeil­ijk. Dat is gelukt en daar zijn we trots op. We hebben dit jaar zelfs 5 nieuwe mensen aange­wor­ven. Hoe zot is dat? Over hen waren we miss­chien nog wel het meest bezorgd. Want, hoe gin­gen we hen echt het teamgevoel van Mobiel 21 meegeven als ze thuis achter hun com­put­er zat­en? En dan zie je dat de collega’s echt alle moeite van de wereld doen om die nieuwe gezicht­en te lat­en voe­len dat ze erbij horen. 

Wat is jul­lie geheim om sterk­er uit deze cri­sis te komen?

Jan: Vertrouwen, zon­der twi­jfel. We zijn nooit con­trol­erende man­agers geweest, maar in coro­na hebben we echt direct beslist om daar geen kost­bare tijd aan te ver­spillen. Natu­urlijk vraag je je af: hoe gaan we nu weten hoeveel mensen werken nu ze thuis zijn, of ze vra­gen hebben enzovoort, maar meer con­t­role gaat niet helpen om mensen hun job naar best ver­mo­gen te lat­en doen. Integendeel. 

Van eerdere teamda­gen wis­ten we dat iedereen in onze missie gelooft, zijn werk graag doet én een sterk engage­ment heeft voor de organ­isatie. Dus waarom zouden we daar plots aan moeten twi­jfe­len omdat er een pan­demie uit­breekt? Ja, er zijn op bepaalde momenten min­der uren gepresteerd. Je voelt zelf ook aan dat je mensen in lock­down niet kan ver­plicht­en om con­stant hun 7.36 uur te presteren. Als het niet gaat, dan gaat het niet, punt. En ja, we vin­den wel een manier om die uren in te halen. 

Els: Voor som­mige collega’s was het zelfs eerder ander­som, die had­den het moeil­ijk om de knop uit te zetten. Die kre­gen het soms benauwd van al dat werken en daar hebben we dus mee naar een stop­knop gezocht. Het klinkt als een cliché, maar vertrouwen dat je geeft kri­jg je ook terug. Ik kan met zek­er­heid zeggen dat nie­mand de kan­t­jes eraf gelopen heeft. Er is kei­hard gew­erkt en da’s de ver­di­en­ste van het team. We ken­nen de collega’s ook goed, we weten hoe mensen in elka­ar zit­ten. Je weet natu­urlijk nooit hoe iemand reageert op zoi­ets als een lock­down, maar je weet wel dat iedereen de dri­ve heeft om vooruit te komen en er het beste van te mak­en. Met de ingesteld­heid van we vin­den er wel iets op” hebben we de voor­bi­je jaren al veel bereikt. 

Jan: Eén cadeau hebben we als directeurs wel nog gekre­gen en dat was de plandag/​teamdag, een maand voor de lock­down. Daar was iedereen fysiek aan­wezig en hebben we onze plan­nen uiteen kun­nen zetten, polsen naar de verwachtin­gen en de neuzen in dezelfde richt­ing zetten. Die twee dagen waren een ongelooflijke boost voor het team. Ik ben zo blij dat we die energie hebben kun­nen gebruiken om ook in heel die coro­n­ape­ri­ode de licht­pun­t­jes te bli­jven zien. 

Wat zouden jul­lie nu anders gedaan hebben?

Jan: Lap­tops eerder geven. We hebben te laat ingezien dat dat een issue was. Als ze er een­maal waren, bleek dat ze voor veel mensen een oploss­ing waren en hun werk gemakke­lijk­er maak­ten. We hebben er dan ook meteen twee oplei­din­gen rond MS Teams en Share­point aan gekop­peld om iedereen goed te lat­en samen­werken met de nieuwe tech­nolo­gieën. En intussen loopt dat heel vlot, moet ik zeggen. 

Gaat coro­na de toekomst veran­deren voor Mobiel 21?

Els: We gaan in de toekomst sowieso meer thuiswerken. We had­den bij Mobiel 21 al een flex­i­bele regeling voor thuiswerk, maar die brei­den we nu uit. Voor onze pro­jecten en werk­ing is dig­i­tale par­tic­i­patie ook een bli­jver. Ook al bli­jft het fijn om live feed­back en posi­tieve vibes door te kri­j­gen van een pub­liek. Door coro­na stel ik me nu al vak­er de vraag: moet ik daar wel fysiek naar toe? Zek­er voor avond­ver­gaderin­gen. En voor grote, Europese pro­ject­meet­ings met medew­erk­ers uit ver­schil­lende lan­den naar een cen­traal con­gres­cen­trum afreizen, zie ik ook niet snel meer gebeuren. Dat is nog moeil­ijk te ver­ant­wo­or­den qua bud­get, tijdsin­vester­ing en efficiëntie. 

Jan: Dig­i­tale ver­gaderin­gen zijn voor mij ook een bli­jver. Kleine, korte werkver­gaderin­gen en zelfs eerste ken­nis­mak­ings­ge­sprekken met poten­tiële klanten, dat werkt alle­maal prob­leem­loos via Teams. Zo kan ik bv. De Fietss­chool per­fect voorstellen, vra­gen beant­wo­or­den en dan vol­gt die offerte achter­af even­goed. En onder­tussen ben je geen uren onder­weg om ergens een pitch van 30 minuten te houden. 

Els: Door coro­na besef­fen we met z’n allen wel weer wat de waarde is van live con­tact. Ik hoop in ieder geval dat we elka­ar en de collega’s, in 2021 weer wat meer in lev­en­den lijve kun­nen ont­moeten. Ik heb alvast 12 keer een DDD, Drink op de Derde Don­derdag van de maand, inge­p­land. Soms moet je het lot een hand­je helpen, hé. En sowieso willen we van 2021 een spe­ci­aal jaar mak­en met Mobiel 21. En een feestje hoort daar zek­er bij. 

Jan: Wat ik ook wil behouden is het vieren van suc­cessen. Op onze corona-apero’s hebben ver­schil­lende collega’s hun pro­jecten en acties in de schi­jn­wer­pers gezet. Dat gaf niet alleen hen een boost, ook de andere collega’s kre­gen het gevoel van, hé we zijn wel goed bezig.’ Dat zie je ook in de What­sapp-groep. Als een paar collega’s ergens een dig­i­taal par­tic­i­pati­etra­ject op gang trekken, dan stroomt die chat over van de aan­moedigin­gen. Dat was er vroeger niet, en nu wel. Dat is super. 

Els: En ik wens elke baas ter wereld een playlist met muziek samengesteld door zijn team. Onze Mobil­lion-playlist op Spo­ti­fy bevat intussen al meer dan 50 lied­jes van Hän­del over Bart Peeters tot Led Zep­pelin. Het is geweldig om te lopen, wan­de­len of waarom niet, werken, op de beats gekozen door je collega’s. Zo voel je je toch telkens weer wat dichter bij hen.