Hoe hou je je organisatie op koers in woelige coronatijden? Hoe zorg je ervoor dat je teamleden vanuit hun kot toch een echt team blijven? En is een beetje paniek toch toegestaan? Els en Jan vertellen hoe zij hun eerste jaar aan het roer van Mobiel 21 hebben beleefd.
Annus horribilis, of waren er toch meer lichtpuntjes dan verwacht?
Els: Dat het zo’n raar jaar zou worden, hadden we in de verste verte nooit zien aankomen. Als horribel heb ik het niet ervaren, maar dat er leukere jaren zijn om te beginnen als manager, dat denk ik wel. Vooral het wegvallen van zoveel zekerheden aan het begin van de crisis was lastig. Maar ik ga het hier al meteen op tafel gooien: gelukkig hebben we een straf team. Dat de collega’s er met z’n allen de moed in hebben gehouden is vooral hun verdienste. Ik zag dat de vibe goed bleef, dan ben je toch al minder ongerust. En natuurlijk moesten we zaken aanpakken met veel trial & error, hebben we gezocht en niet gevonden. En ja er is gezaagd en gevloekt, af en toe wat moed verloren, maar we zijn nooit bij de pakken blijven zitten. En daar heeft de veerkracht van ons team een grote rol in.
Wat heeft geholpen om niet in paniek te schieten?
Els: Met twee zijn. Wat een luxe om te kunnen overleggen, ventileren en taken verdelen met iemand die dezelfde kijk op de zaken heeft en voor dezelfde uitdagingen staat. Ik denk dat Jan en ik, zeker in het begin toen heel wat zekerheden wegvielen, om de beurt wel een stresske hebben gehad. We hebben direct beslist om heel kort op de bal te spelen. Elke ochtend was er overleg. Veel meer dus dan vroeger. Dat bood houvast maar tegelijkertijd waren we ook nog nooit zo goed op de hoogte van wat er leefde in de organisatie. Voor ons was het ook belangrijk om ons team niet te besmetten met onze stress of onzekerheid. We zijn rustig gebleven, aan de buitenkant dan toch, en we hebben voor zekerheid en continuïteit kunnen zorgen voor het team.
Jan: Els en ik waren van in het begin het ‘coronaloket’. Iedereen kon met zijn vragen maar ook persoonlijke verhalen en strubbelingen bij ons terecht. Els is daar wat beter in en heeft ook heel wat persoonlijke telefoontjes gedaan met collega’s. We willen als managers altijd dicht bij ons team staan, da’s gewoon onze stijl en die werkt goed. Maar in coronatijden krijg je daar natuurlijk ook wel wat negatieve energie bij. Als je die alleen moet absorberen, dan hou je het niet vol. Maar met twee was het wel te doen.
Els: En onze partners thuis hebben ook afgezien. Die hebben sowieso nog een lekker diner tegoed (lacht). Zo’n crisis neem je onvermijdelijk ook mee naar huis. Maar door er thuis over te praten hebben we ingezien dat we eigenlijk nog zo slecht niet bezig waren. Van onze partners hoorden we dat er in andere ondernemingen soms heel rigide werd gereageerd op de onzekerheid die corona veroorzaakte. En dat had vaker een averechts effect waardoor die organisaties, slechter of te traag communiceerden en dus meer moeite hadden de juiste werkwijze te vinden om vooruit te geraken.
We zijn gelukkig ook een kleine organisatie zonder logge, hiërarchische structuren. Daardoor kunnen we ook snel beslissingen nemen. Bovendien hebben we de vrijheid om nieuwe dingen uit te testen. Als iets niet blijkt te werken, kunnen we snel schakelen zonder dat we daarvoor het fiat nodig hebben van een hoger bestuur.
Hoe hebben jullie de Mobiel 21-vibe mee goed gehouden?
Jan: Je rol als ‘baas’ is in de eerste plaatst ondersteunen. Een kader scheppen waarbinnen je team en je organisatie kan blijven functioneren. En dan is de technologie van vandaag, met cloudservers, video calls, chatgroepen en sociale media natuurlijk een cadeau. Die hielpen om de afstand tussen de collega’s toch wat te verkleinen.
En evengoed bedenkt het team zelf een manier om elkaar te boosten. Zo is de Whatsapp-groep Mobiel21Boost ontstaan. Een plaats waar iedereen plezante, grappige, serieuze, interessante en allerlei andere nieuwtjes kan delen met de collega’s. Als manager is die chatgroep voor mij ook een graadmeter geweest voor de moraal van het team. Welke berichten krijgen meer of net minder reacties? Dat hou je in de gaten zodat je eens sneller contact zoekt met een collega die er misschien wat door zit.
Els: Vroeger was er iedere maand een algemeen teamoverleg waar we projecten en plannen bespraken. In coronatijden hebben we daar een wekelijkse digitale apero van gemaakt. Zo zag en hoorde iedereen elkaar en was er tijd om naast projectnieuws te delen ook gewoon een babbeltje te slaan over zaken die niets met het werk te maken hadden. Toen we in de tweede lockdown merkten dat deze vorm van overleg te veel sleur werd hebben we er een volledig niet-werkgerelateerde CoVideo-babbel van gemaakt. Iedereen die goesting had om over koetjes en kalfjes te praten, net zoals aan het koffiemasjien eigenlijk, kon dat. En als je daar geen goesting in hebt, ook goed, maar iedereen weet dat er op maandag een halfuurtje vrij is om de collega’s te zien en te horen. En daar hoef je als baas ook niet altijd bij te zijn. Misschien zijn we dit binnen een paar maanden ook weer beu. Maar da’s oké, we vinden wel iets anders dan. We willen niet dat zo’n momenten verplichte nummertjes worden waar niemand iets aan heeft.
Jan: Je kan natuurlijk altijd wel zaadjes planten en tips geven waardoor collega’s elkaar, ook fysiek, binnen de grenzen van de coronaregels, meer kunnen zien. Als dat dan werkt is dat altijd fijn om te zien. Een mooi voorbeeld was de virtuele kerstdrink. Je zag bv. dat de ‘Brusselaars’ met z’n drieën buiten hadden afgesproken, dat andere collega’s bij elkaar op terras iets kwamen drinken, en op kantoor hadden we de beamer geïnstalleerd om alles heel groot op de muur te projecteren. Zo zie je toch dat zo’n team samenklit en naar manieren zoekt die werken om contact te houden.
Wat was jullie grootste stress?
Jan & Els: Hoe houden we dit team bij elkaar én gemotiveerd. Als iedereen op zijn eigen thuiseilandje werkt zijn er veel minder interactie en connectie die op kantoor anders vanzelf komen. Natuurlijk maak je je in het begin ook zorgen over de financiële kant van de zaken. Maar al snel bleek dat verhaal mee te vallen voor Mobiel 21. We kenden niet al te veel, tegenslagen, verschuivingen of uitgestelde projecten, er kwamen er zelfs nieuwe bij. En we zijn gelukkig nooit moeten terugvallen op technische werkloosheid.
Els: In het begin was er inderdaad de vraag: gaan we iedereen aan het werk kunnen houden? We zagen veel andere organisaties in onze omgeving naar technische werkloosheid gaan, maar dat wilden we niet, ook al waren de omstandigheden moeilijk. Dat is gelukt en daar zijn we trots op. We hebben dit jaar zelfs 5 nieuwe mensen aangeworven. Hoe zot is dat? Over hen waren we misschien nog wel het meest bezorgd. Want, hoe gingen we hen echt het teamgevoel van Mobiel 21 meegeven als ze thuis achter hun computer zaten? En dan zie je dat de collega’s echt alle moeite van de wereld doen om die nieuwe gezichten te laten voelen dat ze erbij horen.
Wat is jullie geheim om sterker uit deze crisis te komen?
Jan: Vertrouwen, zonder twijfel. We zijn nooit controlerende managers geweest, maar in corona hebben we echt direct beslist om daar geen kostbare tijd aan te verspillen. Natuurlijk vraag je je af: hoe gaan we nu weten hoeveel mensen werken nu ze thuis zijn, of ze vragen hebben enzovoort, maar meer controle gaat niet helpen om mensen hun job naar best vermogen te laten doen. Integendeel.
Van eerdere teamdagen wisten we dat iedereen in onze missie gelooft, zijn werk graag doet én een sterk engagement heeft voor de organisatie. Dus waarom zouden we daar plots aan moeten twijfelen omdat er een pandemie uitbreekt? Ja, er zijn op bepaalde momenten minder uren gepresteerd. Je voelt zelf ook aan dat je mensen in lockdown niet kan verplichten om constant hun 7.36 uur te presteren. Als het niet gaat, dan gaat het niet, punt. En ja, we vinden wel een manier om die uren in te halen.
Els: Voor sommige collega’s was het zelfs eerder andersom, die hadden het moeilijk om de knop uit te zetten. Die kregen het soms benauwd van al dat werken en daar hebben we dus mee naar een stopknop gezocht. Het klinkt als een cliché, maar vertrouwen dat je geeft krijg je ook terug. Ik kan met zekerheid zeggen dat niemand de kantjes eraf gelopen heeft. Er is keihard gewerkt en da’s de verdienste van het team. We kennen de collega’s ook goed, we weten hoe mensen in elkaar zitten. Je weet natuurlijk nooit hoe iemand reageert op zoiets als een lockdown, maar je weet wel dat iedereen de drive heeft om vooruit te komen en er het beste van te maken. Met de ingesteldheid van “we vinden er wel iets op” hebben we de voorbije jaren al veel bereikt.
Jan: Eén cadeau hebben we als directeurs wel nog gekregen en dat was de plandag/teamdag, een maand voor de lockdown. Daar was iedereen fysiek aanwezig en hebben we onze plannen uiteen kunnen zetten, polsen naar de verwachtingen en de neuzen in dezelfde richting zetten. Die twee dagen waren een ongelooflijke boost voor het team. Ik ben zo blij dat we die energie hebben kunnen gebruiken om ook in heel die coronaperiode de lichtpuntjes te blijven zien.
Wat zouden jullie nu anders gedaan hebben?
Jan: Laptops eerder geven. We hebben te laat ingezien dat dat een issue was. Als ze er eenmaal waren, bleek dat ze voor veel mensen een oplossing waren en hun werk gemakkelijker maakten. We hebben er dan ook meteen twee opleidingen rond MS Teams en Sharepoint aan gekoppeld om iedereen goed te laten samenwerken met de nieuwe technologieën. En intussen loopt dat heel vlot, moet ik zeggen.
Gaat corona de toekomst veranderen voor Mobiel 21?
Els: We gaan in de toekomst sowieso meer thuiswerken. We hadden bij Mobiel 21 al een flexibele regeling voor thuiswerk, maar die breiden we nu uit. Voor onze projecten en werking is digitale participatie ook een blijver. Ook al blijft het fijn om live feedback en positieve vibes door te krijgen van een publiek. Door corona stel ik me nu al vaker de vraag: moet ik daar wel fysiek naar toe? Zeker voor avondvergaderingen. En voor grote, Europese projectmeetings met medewerkers uit verschillende landen naar een centraal congrescentrum afreizen, zie ik ook niet snel meer gebeuren. Dat is nog moeilijk te verantwoorden qua budget, tijdsinvestering en efficiëntie.
Jan: Digitale vergaderingen zijn voor mij ook een blijver. Kleine, korte werkvergaderingen en zelfs eerste kennismakingsgesprekken met potentiële klanten, dat werkt allemaal probleemloos via Teams. Zo kan ik bv. De Fietsschool perfect voorstellen, vragen beantwoorden en dan volgt die offerte achteraf evengoed. En ondertussen ben je geen uren onderweg om ergens een pitch van 30 minuten te houden.
Els: Door corona beseffen we met z’n allen wel weer wat de waarde is van live contact. Ik hoop in ieder geval dat we elkaar en de collega’s, in 2021 weer wat meer in levenden lijve kunnen ontmoeten. Ik heb alvast 12 keer een DDD, Drink op de Derde Donderdag van de maand, ingepland. Soms moet je het lot een handje helpen, hé. En sowieso willen we van 2021 een speciaal jaar maken met Mobiel 21. En een feestje hoort daar zeker bij.
Jan: Wat ik ook wil behouden is het vieren van successen. Op onze corona-apero’s hebben verschillende collega’s hun projecten en acties in de schijnwerpers gezet. Dat gaf niet alleen hen een boost, ook de andere collega’s kregen het gevoel van, ’hé we zijn wel goed bezig.’ Dat zie je ook in de Whatsapp-groep. Als een paar collega’s ergens een digitaal participatietraject op gang trekken, dan stroomt die chat over van de aanmoedigingen. Dat was er vroeger niet, en nu wel. Dat is super.
Els: En ik wens elke baas ter wereld een playlist met muziek samengesteld door zijn team. Onze Mobillion-playlist op Spotify bevat intussen al meer dan 50 liedjes van Händel over Bart Peeters tot Led Zeppelin. Het is geweldig om te lopen, wandelen of waarom niet, werken, op de beats gekozen door je collega’s. Zo voel je je toch telkens weer wat dichter bij hen.